Hur man får mer gjort med mindre arbete

Ursprungligen publicerad på JOTFORM.COM

Jag kommer att berätta något om produktivitet som de flesta topprankade författare och berömda startguruer inte kommer att göra.

Det är inte ett hack som du kommer att läsa i den senaste Lifehacker-rubriken eller se bland de bästa # Lifehacks-tweetsna.

Istället är det en teknik som, när den integreras i din företagskultur, kommer att leda till rekordproduktivitet.

Det är detta: Vila.

Forskaren och Silicon Valley-konsulten Alex Soojung-Kim Pang skrev bokstavligen boken om vikten av att balansera arbete med vila - Rest: Varför du får mer gjort när du arbetar mindre.

I det förklarar han att för att arbete ska fungera måste det också vara vila:

”Rest är inte den här valfria restaktiviteten.
Arbete och vila är faktiskt partner. De är som olika delar av en våg. Du kan inte ha det höga utan det låga.
Ju bättre du vilar, desto bättre kommer du att arbeta. ”

Visst, om du arbetar under en längre tid kommer du att producera fler resultat. Men "produktion" motsvarar inte alltid "produktivitet." Särskilt inte den hållbara och repeterbara typen du vill ha hos ditt företag.

Både mina personliga erfarenheter och 12 år med att bygga JotForm har lärt mig att när du lär dig att balansera arbetet med återställande vila - kommer din produktivitet att skyrocket.

Tänk på det här sättet: Om du är på väg att köra ett fordon i timmar i slutet utan vila, så blir du så småningom trött. Dina ögonlock kommer att sjunka. Du börjar svänga.

Du kommer att vara en hot mot samhället.

Även om det är mindre livshotande i de flesta fall kommer du att arbeta utan vila göra lika många onödiga misstag.

Du kommer att vara en hot mot produktiviteten.

Även det mest produktiva sinnet behöver tid för att ladda.

I Daily Rituals: How Artists Work beskrev den lysande tänkaren och författaren Maya Angelou att avsätta ett specifikt tidsblock att skriva varje dag. Därefter lägger hon arbetet åt sidan för att njuta av "en uppenbarelse av ett normalt liv" med sin familj till nästa dag.

”Jag försöker komma dit runt 7 och jag arbetar till 2 på eftermiddagen.
Om arbetet går dåligt stannar jag till 12:30.
Om det går bra kommer jag att stanna så länge det går bra. Det är ensamt och det är fantastiskt. ”

Men vila är inte bara för författare eller andra "kreativa typer."

Milliardärens grundare av Virgin Group Richard Branson reser sig tidigt för att träna och njuta av tiden med sin familj.

Och Bill Gates, som allmänt anses vara en av de rikaste människorna i livet, får tid att läsa i genomsnitt en bok varje vecka.

”Fortfarande är läsning av böcker mitt favorit sätt att lära sig om ett nytt ämne. Jag har läst om en bok i veckan i genomsnitt sedan jag var liten. Även när mitt schema är ute av kontroll tar jag ut mycket tid för läsning. ”

Efter en hel månad, vecka eller till och med en dag med riktigt koncentrerat arbete utan någon återställande vila; det är svårt att komma med några nya idéer.

Om du kan tvinga fram en idé är det troligt att det är fullt av misstag. Fel du är mindre utrustad för att upptäcka eller korrigera med din trötta och överarbetade hjärna.

Jag har sett massor av lysande sinnen i tidskrävda situationer med högt stress, med alltför komplicerade resultat förklädda som lösningar. Det beror på att eftersom Steve Jobs förde med sig till allmänheten, är det ofta svårare att uppnå enkelhet än komplexitet.

"Enkelt kan vara svårare än komplex: Du måste arbeta hårt för att få ditt tänkande rent för att göra det enkelt."

Enkelhet kräver mycket smart och hårt tänkande.

Smart och hårt tänkande är något som ett vilande berövat sinne inte kan göra.

Återställande vila är inte lätt.

Det skulle vara lätt att låta mina sinnen och kroppen vända mig till mys när jag tittar på tv varje kväll efter jobbet.

Det kräver disciplin för att motstå den sinnelösa e-postkontrollen och slackmeddelanden som omedvetet kan äta upp timmar av din nedtid och hålla ditt sinne avvecklat.

Det är därför jag har odlat enkla vanor som gör det möjligt för "arbets" -delen av mitt sinne att ta en paus medan "play" -delen kommer till, ja, lek.

Jag tränar på gymmet, jag läser böcker för att få ett nytt perspektiv, jag går utanför med min fru och små barn.

Framför allt lämnar jag jobbet på jobbet.

Men när det är dags att jobba igen, upplever jag alltid att en helg, en semester eller ens en kvällstid har fått mig att se fram emot dagen framöver.

Tid bort från arbetet rensar sinnet. Det låter dig spendera tid på att intaga de andra sakerna som gör dig till en väl avrundad individ.

Istället för att tänka på vila som en lyx, tänker jag på det som en nödvändighet att förbli innovativ på en mycket konkurrenskraftig mjukvarumarknad.

Arbeta för att leva, lev inte för att arbeta.

Det kan chocka dig att läsa en nystartande grundare som säger detta, men arbete är inte allt.

Om du kommer att komma någonstans nära att leva ett lyckligt, uppfyllt och balanserat liv - måste du förstå att arbete bara borde ta upp en bråkdel av din uppmärksamhet.

Jag älskar min familj. Jag älskar mina vänner. Jag älskar att vara ute. Jag älskar att läsa om självförbättringssystem.

Att ägna tid åt dessa människor och saker återställer mig. Att interagera med dem ger mig energi och inspirerar kreativitet - även när arbetet är stressande. Särskilt när arbetet är stressande.

Jag har inte tid att slösa på tankelösa uppgifter som minskar min produktivitet.

Jag vill inte se tillbaka och ångra relationer som föll isär medan jag tillbringade 12-timmarsdagar på kontoret och stirrade på pixlar.

På grund av dessa tre system som jag har skapat för att maximera produktiviteten genom återställande vila, behöver jag inte oroa mig för det:

1. Implementera en cyklisk strategi för att dra nytta av naturliga ebbs och flöden.

I fitnesscirkler kallas det "cykliska tankesätt."

Jordbrukarna känner till det som grödrotation.

På den bootstrapped-legenden Basecamp slutför de "batchar" av arbete i sex veckors cykler.

Ledare inom varje bransch från jordbruk till teknik förstår att resurserna blir utarmade. De måste vidta specifika åtgärder för att förnya dessa resurser om de vill fortsätta att vara produktiva.

Här på JotForm är det antingen vad jag gillar att kalla "crunch time" eller så är det inte.

Oavsett vad du gör för att leva, vet du vad det är.

Det är den sista veckan innan din kund ser sitt nya hem och du har det som känns som tusentals skåp att måla.

Det är de senaste dagarna när du böjer dig bakåt för att stänga en stor försäljning.

För oss är det några veckor som leder till att lansera en fantastisk ny produkt eller funktion på vår webbplats.

När vår crunch-tid har lönat sig och vårt hårda arbete är ute för att världen ska njuta, tar vi en paus.

Inte en fysisk resa över Europa (det är en historia för en annan tid), utan en mental resa.

Vi hoppar in i korta, avslappnade projekt där vi kan utforska nya funktionsidéer eller utveckla nya färdigheter som var i standby tills vårt huvudprojekt var slut.

Vi tar också den här tiden att göra lite hushållning som att krossa buggar och se till att alla våra system fungerar smidigt.

Liksom jordbrukare planterar vi återställande små tankar i hjärnan innan vi ber dem att ta itu med ytterligare en tung arbetsbelastning.

Det finns flera skäl till att vi har sett ökad produktivitet när vi växlar mellan djup, fokuserad arbete och återställande projekt:

  1. Vi kan förbli laserfokuserade på den aktuella uppgiften eftersom vi medvetet vet att en mental paus kommer upp.
  2. På baksidan låter vi oss inte bli så hänga på tuffa frågor eftersom vi vet att en bra lösning är mest trolig att komma till oss när vi inte fokuserar på det.
  3. Vårt årliga stora håriga mål verkar mycket mer överkommliga i tre veckors bitar.
  4. Trycket med begränsad tid ger oss ett litet tryck för att slutföra så mycket kvalitetsarbete som vi kan fram till den tid vi har avsatt för en mental paus.

Jag inrättade detta system med växlande tungt och lätt arbete efter att jag observerade ”negativt arbete” som händer inom JotForm-teamet.

Efter för många timmar som fångats upp med samma tuffa problem började programmerare att märka fler buggar som dyker upp i sin kod. För många timmar som stirrade på en skärm fick designare med tråkiga och mindre än vänliga arbetsflöden.

Våra djärva insatser för att musklera genom ett problem, oavsett hur lång tid det tog, var tillbaka.

Vi tillbringade dubbelt så lång tid på att slutföra samma mängd arbete eftersom vår tankeprocess var släpande och vi fortsatte att behöva gå tillbaka och göra saker igen.

Hur din hjärna och vår organisation fungerar är inte till skillnad från en muskel.

Att arbeta samma muskel varje dag utan vila kommer sannolikt att leda till skador. Det kommer inte bara att stoppa din fitnessutveckling död i dess spår, det kan till och med skicka dig spiralande bakåt när du tar dig ledig tid från träningen för att återhämta dig.

Det vanliga på ditt gym som kan kratta över 200 pund gör det inte varje dag. Det tog dem månader, om inte år, av växelträning med vila för att växa sina muskler till där de är i dag.

Att ta en paus är inte lat. Det är inte resultatet av bristande uthållighet. Det är faktiskt tvärtom.

När du verkligen är inriktad på att uppnå ett mål är det lätt att offra din förnuft till all-out våren mot det. Det är så utbrändhet händer.

Det svåra är faktiskt att ta sig tid att lyssna och svara på din hjärna och kropp när de ber om något återställande.

Pausa med avsikt är en styrka, inte en svaghet.

2. Ta en paus, annars bryter du.

E-postmeddelanden skickas kl. 15

Tillfälliga referenser till att ta hand om en uppgift under helgen.

Du kanske tror att det är saker jag älskar att höra mitt team säga. Det måste betyda att de är engagerade i sina jobb. Det måste visa att de älskar vad de gör.

Även om dessa saker båda kan vara sanna, kan det också betyda att de är på kort väg att bränna ut.

Det är inte bara dåligt för dem personligen; det är dyrt för oss som företag att börja från början med att hitta, intervjua, ombord och utbilda en ny anställd att fylla sina skor.

När dina anställda får ett flöde kan det ibland vara svårt för dem att stänga av. Och eftersom vårt team är distribuerat över hela världen kan det vara särskilt svårt när de vet att någon bara är ett direktmeddelande oavsett vilken tid det är.

Liksom galet som det låter är hållbara arbetstider inte bara något jag uppmuntrar - de är något jag ibland måste verkställa på JotForm.

När jag ser tecken på att någon arbetar utanför det jag kallar ”sane” timmar påminner jag dem om att ta en paus. Problemet kommer fortfarande att finnas där imorgon, och lösningen blir ännu bättre med ett nytt sinne.

Liksom hållbar tillväxt, blev sund och rimlig arbetstid organiskt en del av JotForms kärnkultur från början.

Detta system säkerställer att vi är så fokuserade och produktiva som möjligt under de timmar vi tillbringar på jobbet.

När vi är mer produktiva på jobbet känner vi oss inte skyldiga till att lämna jobbet på kontoret när det är dags att rast på natten eller helgen.

Det leder till mer återställande stillestånd och färska, upphetsade sinnen på måndag morgon.

3. Se till att vilan är väl definierad.

Obegränsad PTO (personlig ledighet) är en vanlig fördel hos många moderna teknikföretag. Inte på JotForm.

Det beror inte på att mina anställda inte förtjänar ledighet. Nu bör du veta hur viktigt jag tror att resten är för produktiviteten.

Det beror på att jag har lärt mig att, precis som kreativitet, avslappning är på sin mest kraftfulla när den är väl definierad.

För vissa människor orsakar obegränsad betald ledighet frihet när de försöker navigera i politiken över hur mycket tid de ”borde” ta sig i jämförelse med sina kamrater.

Detta märks särskilt i snabbare miljöer; vilket ganska mycket inkluderar alla nystartade företag och de flesta tekniska företag.

Kickstarter tog berömt bort sin obegränsade PTO-politik när de märkte att anställda kämpade för att mäta hur mycket ledig tid det var.

"Vad vi hittade var att genom att ställa in specifika parametrar runt antalet dagar, fanns det ingen fråga om hur mycket tid som var lämpligt att ta från jobbet för att delta i personliga, kreativa och familjeaktiviteter."

2014 avslöjade en Glassdoor-undersökning att amerikanska anställda bara tar hälften av sina semesterdagar. Det som är värre är att över hälften av dem fortfarande arbetar under de "av" dagarna.

Jag vet inte om dig, men jag är villig att satsa att siffrorna bara har ökat.

På JotForm lägger vi ett sunt tryck på de anställda att använda sina semesterdagar varje år.

Och eftersom de är väl definierade tror vi att det uppmuntrar dem att faktiskt använda dagarna för att vila, ladda och komma tillbaka mer produktiva än någonsin.

Kom ihåg att utmattande all-nighter du drog på universitetet; slår du fast vid tangentbordet tills ditt knappast sammanhängande forskningsdokument nådde minsta längd? Det var inte ditt bästa arbete, men det passerade.

Vad sägs om den tiden du tillbringade en 80-timmarsvecka på kontoret för att packa in ett designprojekt? Det var inte din mest kreativa design, men den var klar innan tidsfristen.

Du arbetade hårt. Du arbetade länge. Men hur mycket av det arbetet skulle du kalla produktivt?

Jag är villig att satsa bara en liten procentandel av det.

Jag är villig att satsa på att du kunde ha gjort bättre.

Inte genom att utveckla nya färdigheter. Inte genom att arbeta ännu mer. Men genom att arbeta mindre.

Återställande vila är inte ett alternativ, det är ett krav för alla personer som vill vara mer produktiva i sitt liv och i sin verksamhet.